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慶友病院の取り組み
■ クラークが師長の分まで管理


まず挙げられる効果は、大量にあったFAXや内線電話が少なくなったことだ。これまで院内の各病棟にFAXで送っていたものが、「サイボウズ Office」を使って一斉に配信されるようになったからだ。その結果、送る方の手間も減っただけでなく、受け取る側の管理も楽になった。しかも、送った側で「相手がちゃんとそれを見たか」をチェックする機能もあるので、連絡漏れの心配もない。

また、スケジュールや設備予約に柔軟に対応できるようになったことも大きな効果だ。
以前は、FAXで送られてくる勤務表や当直表でスケジュールを把握していたが、変更も多いので、正確なものを知るには、当人、または事務室に確認を取る必要があった。設備を利用する場合も、管理している事務室に連絡を取って、空いているかを調べてもらった上で予約を入れなくてはいけなかった。

「『サイボウズ Office』を使うと、自分の机にあるパソコンの画面で、最新の正しいスケジュールや設備の予約状況が見られ、しかも事務室に依頼しなくても自分で設備の予約を入れることまでできます。師長を補佐するクラークや事務室での仕事がだいぶ軽減されました」(細田氏)

このように日々の仕事が効率よく進められることから、各職員は出勤したらまず「サイボウズ Office」を立ち上げるのが日課になっているほどだ。

「以前はパソコンアレルギーの人もいましたが、今では『サイボウズ Office』がないと困る状態になっています」

師長はパソコンの前にいないことも多いので、師長の情報は、補佐するクラークも確認、入力できるようになっている。そこで、クラークは自分のパソコンで、二人分の「サイボウズ Office」の画面(自分と師長の分)を常に表示し、必要な情報を師長に知らせることになっている。

「二人分の画面を表示していると、表示しているのが誰のデータなのか間違いやすいのですが、『サイボウズ Office』なら画面の色や配置をカスタマイズできるので、自分と師長の画面の色を変えられるから、識別が楽ですね」(細田氏)

「クラークが予定を入れてくれるので、医局の先生や師長が『サイボウズ Office』を開くと、以前のようにクラークに確認しなくても、自分でその日の仕事がわかります。だから、先のスケジュールが立てられるようになりました」(細田氏)

また、以前たいへん困っていたのが、他病棟のスケジュールや当直の医師を調べることだ。FAXで送られてくる勤務表や当直表を見ても変更が多いため、その都度、本人または事務室に確認を取らなくてはいけなかったからである。

他人のスケジュールでも最新の状態が画面を見るだけでわかります。内線電話で相手を呼び出す、または事務室に連絡を取って誰かのスケジュールを聞くことはなくなりました」(細田氏)

また同院でユニークなのは、患者の家族などの来客予定を「サイボウズ Office」の1ユーザーとして管理していることだ。つまり、「来客窓口」という実際には存在しないユーザーを作って、来客予定の登録をする段階で「来客窓口」も参加者に含めておく。だから「来客窓口」のスケジュール情報を見れば、誰宛にどんな来客があるかを知ることができる。これも病院という職場にあった工夫といえるだろう。


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